社員（会社側担当者）向け
目的: スタッフ（隊員）との連絡漏れ・行き違い・トラブルを防ぎ、誰が対応しても拠点として一貫した対応を行う。対象: 会社側画面でスタッフチャットを使う社員全員。操作方法はシステム内マニュアルを参照。
必須必ず行う
禁止行わない
目安原則として従う
1基本原則（5か条）
- 拠点として対応するスタッフには拠点名で届く。同じ拠点の誰が返しても同じ対応になるように書く
- 急ぐ連絡は電話が主、チャットは記録として併用当日の勤務に関わる連絡は電話をかけてから、チャットにも残す
- 完了は「対応済み」ボタンで示す返信しただけでは完了にならない
- 届かない相手にチャットで済ませない一覧で「未アクセス」の人は電話で連絡する
- 業務記録として残る前提で書くあとで読み返されて困る表現は最初から書かない
2連絡手段の使い分け
| 場面 | 手段 | 補足 |
|---|
| 当日の中止・上番中止・変更・欠員・遅刻確認 | 電話 | チャットは併用（自動通知が届いても電話は省略しない） |
| 翌日以降の配置・集合場所・持ち物・書類の案内 | チャット | 既読が付かなければ電話 |
| OK確認・報告の催促 | チャット | 反応がなければ電話 |
| 軽い注意・指導（遅刻の注意・報告忘れなど） | チャット | 用件だけを短く丁寧に。言い合いになりそうなら電話 |
| 繰り返す問題・処分に関わる指導 | 対面・電話 | チャットは「○日に電話で説明済み」など事実の記録のみ |
| 給与・契約条件・評価に関する質問 | 担当者が正式に回答 | 担当者以外は「確認して担当者から連絡します」まで |
| 苦情・トラブル・体調不良・けがの申し出 | 電話 | チャットで受けたらすぐ電話に切り替える |
3対応（誰が・いつまでに・完了の条件）
3-1必須一次対応は管制担当者（管制勤務中の社員）が行う勤務中は通知をオンにし、交代時に未対応の件数と内容を次の管制担当者に引き継ぐ
3-2必須期限は時間帯・曜日を問わない。当日・翌朝の勤務に関わる内容は30分以内に電話、それ以外は2時間以内に一次返信「確認して連絡します」の一言でも可。自動メッセージ（中止・催促・募集）への返事も同じ
3-3必須「対応済み」は、スタッフへの回答が終わり、結果をチャットに一言残してから押す電話で解決した場合も「お電話でご案内しました」と残す。拠点の誰が押してもよく、押した人が責任を持つ
3-4禁止「確認して連絡します」「担当者から連絡します」と返した段階で「対応済み」を押す未対応の数を減らす目的で押さない。他の担当者から見えなくなる
3-5必須担当者に引き継いだ案件は、担当者がスタッフに回答した後に「対応済み」にするチャットで回答した担当者が押す。チャットを使わない担当者に引き継いだ場合は、回答を確認した管制担当者が押す
3-6必須毎朝の日勤開始時に拠点の未対応を確認する。24時間以上残る場合は上司に相談する
4送信
書いてよいこと
- 勤務に関する連絡・回答（配置・時間・集合場所・持ち物・書類）
- OK確認・報告の催促、中止・変更の周知
- 軽い注意・指導、相談の一次対応と橋渡し
- 電話で伝えた内容の記録
書いてはいけないこと
- 他のスタッフ・社員の個人情報（住所・電話・給与・健康・家庭・評価）
- 得意先の機密（契約金額・トラブル詳細・担当者連絡先）
- 担当者以外による給与・契約条件・評価の回答
- 処分に関わる指導・叱責
- 業務と無関係な話題、私的な誘い、社外ツールへの誘導
4-1必須原則として拠点として書き、本文に担当者の個人名を書かない例外: 「担当者から連絡します」と返した後、担当者が自分から回答するときは「担当の○○です」と名乗ってよい
4-2必須丁寧語で、1通に1用件。日時は「9/10(水) 8:00」の形式。送信前に宛先の氏名を確認する「了解」「OK」だけの返信はしない。同姓の人の取り違えに注意
4-3必須会社から新規に送る連絡は 8:00〜21:00。一括送信は 9:00〜19:00 のみスタッフから届いた新着への返信は時間帯を問わない。緊急はまず電話
4-4必須添付は画像・PDFのみ。得意先の許可のない書類・図面・現場写真は送らない
4-5禁止「未アクセスも表示」で出したスタッフに、電話なしでチャットだけで連絡する送信後24時間（当日の勤務に関わる内容は30分）既読が付かなければ電話する
5一括送信
5-1必須権限者（管理者・副管理者・権限を付与された社員）のみ。送信前にプレビューでタグの条件・人数・除外の内訳を確認する人数が想定と違えば送らず、タグの付け方から見直す
5-2必須文面は全員に当てはまる内容にし、返し方（このチャットに返信／○○へ電話）を明記する個別の事情・個人情報・特定の人の名前は含めない
5-3目安同じ内容の再送は当日1回、緊急以外は1拠点あたり1日2回まで送信後の返信は個別スレッドに届く。管制担当者が3章のルールで対応する
6取り消し・送信ブロック
6-1必須取り消しは誤送信（宛先・内容の誤り）の訂正にだけ使い、正しい内容を送り直す1時間を過ぎた自分の送信とスタッフの送信の取り消しは、管理部に依頼する
6-2禁止一度伝えた内容を取り消して、なかったことにする内容を変えるときは、取り消さずに訂正のメッセージを送る
6-3必須ブロックの適用・解除は警備部長または警備課長が判断する担当者は経緯とスクリーンショットを添えて上司に依頼する。ブロック中も業務連絡は会社から送り続ける
6-4禁止暴言・脅迫・執拗な連投への返信返信せず、スクリーンショットを取って上司へ報告する。用件がある場合は電話に切り替える
7記録の扱い
7-1必須やり取りは業務記録として保管される（退職者の分も含む）。トラブルの記録として使うときは管理部を通す担当者が個人でスタッフに「記録が残っている」と告げる使い方はしない
7-2禁止社外への持ち出し（SNS投稿・私用LINEでの共有・私用端末への保存）、業務上の必要がないスレッドの閲覧
8役割と責任
| 役割 | 責任を持つこと |
|---|
| 一般担当者 | 期限内の一次対応、「対応済み」の正しい運用、送信ルールの順守 |
| 管制担当者（管制勤務中） | 勤務中の一次対応、交代時の引き継ぎ、通知オンの維持 |
| 一括送信権限者 | 一括送信の内容・時間帯・頻度、送信後の返信確認 |
| 設定権限者 | タグ・権限付与・管制連動・他の人の通知設定の変更と、その管理部への報告 |
| 警備部長・警備課長 | 送信ブロックの判断 |
| 管理者・副管理者 | 取り消し・ブロック操作とその記録、トラブル対応、本ルールの運用と改訂 |
9相談・違反・改訂
9-1必須判断に迷ったら、送る前に管理部へ相談する
9-2必須本ルールに反する使い方があった場合、管理部が是正を求める。繰り返す場合や実害が生じた場合は就業規則に基づいて対応する